[A super late post]

Pengalaman ini sebenarnya sudah berlalu enam bulan lalu. Dan saya baru ngerasa klik sekarang untuk berbagi cerita dan pengalaman saya selama mengikuti International Conference on Family Planning di Nusa Dua, Bali akhir bulan Januari 2016 lalu.

Saya tahu ada kabar mengenai konferensi ini adalah dari kantor saya. Kantor saya yang adalah sebuah lembaga penelitian tentang gender juga banyak menyasar isu-isu kesehatan reproduksi, termasuk family planning alias KB. Lumayan dekat dengan isunya, saya mencoba apply bersama bos saya yang akan menjadi salah satu panelis di sebuah forum.

Anyway, sebuah konferensi internasional bisa sangat mahal biaya registrasinya, dan itu biasanya belum termasuk akomodasi pesawat, hotel, uang saku, breakfast/dinner (sementara kalau lunch biasanya sudah disediakan sama venue acara). Makanya, kalau mau ikut conference seperti ini, terutama jika tidak mendapatkan support dari lembaga manapun, sebisa mungkin mendapatkan sponsor.

Gimana caranya mendapatkan sponsorship?

Banyak-banyak cari tahu tentang lembaga yang biasa memberikan sponsorship atau scholarship berjangka pendek untuk menghadiri suatu kegiatan tertentu. Biasanya scholarship ini hanya berlaku seminggu, dua minggu, atau selama penyelenggaraan acara tersebut berlangsung. Saya sendiri setelah registrasi di conference tersebut dan mendapatkan letter of invitation, saya langsung apply ke Ford Foundation melalui program Global Travel and Learning Fund (GTLF).

Untuk apply ini, kita harus mengisi sebuah formulir yang berisikan semacam proposal singkat mengenai kegiatan tersebut; data diri secara lengkap, deskripsi kegiatan secara lengkap, relevansi dengan apa yang kita lakukan, kita mau ngapain di sana, tujuannya apa, dan achievement yang ingin diraih apa setelah kembali.

Kemudian, kita juga harus mengajukan budget, mengikuti template standar mereka. Biasanya item yang diajukan termasuk biaya registrasi (lampirkan invoice dari kegiatan tersebut), biaya akomodasi hotel dan pesawat (survey dulu harga pesawat/hotel standar untuk tempat yang dituju), transport lokal dari dan ke bandara, transport lokal selama di tempat tujuan, uang makan dan/atau uang saku.

Jangan lupa juga lampirkan letter of invitation agar menjadi bukti bahwa kita sudah benar-benar dipastikan berangkat oleh pihak penyelenggara.

Setelah selesai, tinggal tunggu kabar apakah application kita diterima atau tidak. Jika diterima, kita akan dikirimkan sebuah kontrak yang harus ditandatangani. Baca kontrak baik-baik, terutama jangka waktu berakhirnya sponsorship, kapan harus mengirimkan laporan, dan tentunya berapa jumlah sponsor yang akan diberikan.

Nah, keberangkatan saya yang waktu itu dijadwalkan November, harus mundur ke Januari karena ada bencana letusan Gunung Barujari di NTB yang membuat Bandara Ngurah Rai Bali ditutup total. Dan acara conference terpaksa harus diundur di saat saya sudah pesan tiket pesawat dan hotel.

Untuk itu, kalau menghadapi keadaan darurat seperti ini, langsung beritahukan kepada pihak sponsor bahwa terjadi unexpected turn of event. Jangan lupa lampirkan ‘barang bukti’ seperti surat pemberitahuan atau email dari pihak penyelenggara kalau acaranya benar-benar ditunda.

During the Conference

Sebuah konferensi internasional biasanya bisa punya agenda acara yang sangat padat. Untuk ICFP yang saya hadiri setiap harinya punya plenary session, sesi utama yang dibagi ke dalam beberapa forum, auxiliary event, dan acara ‘selingan’ seperti marketplace of ideas dan poster session. Belum lagi banyak booth-booth yang sangat menarik. Oh iya, saya sendiri hadir hanya sebagai peserta, bukan pembicara.

Tips dari saya, baca jadwal dan deskripsi kegiatan baik-baik. Banyak banget sesi menarik yang pasti ingin dikunjungi, tapi pilihlah yang paling relevan. Lebih baik juga kalau kita punya plan B buat jaga-jaga kalau misalnya sesi di plan A nggak sesuai harapan. Jangan ragu untuk meninggalkan sesi sebelum berakhir dan pindah ke sesi lainnya (yang tentunya jangan membuat gaduh :p).

Nah, serunya, saya juga mengikuti acara pre-conference khusus anak muda di hari sebelum konferensi benar-benar resmi dibuka. Acara ini dihadiri kurang lebih sebanyak 180 anak muda dari seluruh dunia, dari usia 16 tahun sampai 20-an akhir. Sesinya sangat dinamis, kami banyak berkegiatan interaktif, banyak sharing session, dan yang paling seru adalah saat sesi social media engagement dan bikin data visualization. Lebih serunya lagi karena kami kedapatan mentor-mentor yang memang benar-benar sudah banyak malang melintang di dunia development.

Di acara ini saya juga sign up untuk ikutan program mentorship. Jadi selama di sana saya ‘dibimbing’ oleh seorang expert yang juga sign up sebagai mentor (sementara saya adalah mentee). Sebelum ketemu langsung di Bali, saya sudah diberitahukan siapa mentor saya dan saya diminta untuk menghubungi dia. Dan kami pernah sekali melakukan Skype call sebelum bertemu di Bali. Kemudian, kami beberapa kali ketemu di sana, intinya sih sebagai sharing session dan asking for advice.

Lucunya, saat orientasi program, mentor saya ini nggak datang dan membuat saya kebingungan. Juga ada beberapa fellow delegates yang juga nggak bisa nemuin mentornya. Akhirnya, kami dapat mentor ‘dadakan’ saat orientasi dan membuat saya akhirnya punya dua mentor sekaligus! 😀 Satu mentor saya adalah orang pemerintahan dari Kementerian Kesehatan Afrika Selatan dan satu lagi adalah direktur sebuah lembaga AIDS berbasis di Thailand.

Saya jadi lumayan sibuk juga karena satu hari saya bisa ketemuan sama kedua mentor saya sekaligus dalam waktu yang berbeda. Tapi sangat seru tentunya karena saya dapat banyak insights. Setelah acara berakhir, saya membuat sebuah laporan singkat untuk mentor saya, hal-hal apa sajakah yang saya dapat selama konferensi berlangsung.

Tips Mengikuti Konferensi a la Dilla

1. Kalau merasa pe-de, silakan kirim abstrak dan sign up sebagai pembicara di salah satu forum.
2. Lihat apakah ada program menarik yang ditawarkan oleh pihak penyelenggara.
3. Susun itinerary, buat plan A dan plan B seperti yang saya sebutkan.
4. Jangan lupa kunjungi booth yang ada karena banyak sekali referensi (dan biasanya barang gratisan :p) yang dibagikan.
5. Kalau dapat sponsorship, jangan lupa buat laporan narasi dan keuangan (lengkap dengan boarding pass, invoice hotel, dan struk asli) sebelum deadline yang mereka berikan.
6. Terakhir dan paling penting adalah networking (pakai bold, italic, dan underline) karena asli, ini super penting. Don’t be shy, kalau bisa SKSD aja.
7. Untuk menunjang poin nomor 6, siapkan kartu nama mininal satu boks dan minta kartu nama orang lain karena mungkin suatu hari kita membutuhkannya.

Begitulah cerita dan tips saya yang seorang newbie ini. Semoga sedikit banyak bisa membantu untuk kamu-kamu yang mau ikut konferensi! 🙂